Как стать хорошим администратором

 

Каждому офису, который каким-либо образом открывается публике, требуется лицо, чтобы познакомиться с публикой. Хотя отличное общение по телефону и по электронной почте важно для сотрудников стойки регистрации, именно личное общение отличает администратора от представителя службы поддержки клиентов. Часто, когда человек (продавец, заявитель, член сообщества) входит на ваше рабочее место, первое, что они видят, - это регистратор, и первое впечатление всегда важно.

Отличные организаторские способности

Регистраторы - это люди, которые представляют лицо компании: именно они клиенты говорят с ними в первую очередь, а люди и коллеги обращаются за информацией и планированием мероприятий. Помимо того, что они принимают звонки и направляют посетителей, они часто имеют дело с клиентами, организуют мероприятия, назначают встречи и т. Д. Со всеми этими обязанностями администраторы должны быть действительно организованы, имея дело с множеством требований одновременно. Человек не продержится долго в приемной, если он или она не может одновременно манипулировать более чем одним делом и разбираться с ними упорядоченно.

• Отличный способ оставаться организованным - это инвестировать в систему хранения документов, которая лучше всего подходит для вас. Важно знать, какие документы и информация могут понадобиться вашему начальнику, вашим коллегам и вашим клиентам. Храните всю эту информацию в отдельных папках - будь то на рабочем столе компьютера или в бумажном виде. Организуйте свою файловую систему так, чтобы вам было удобнее - если для этого нужны неоновые стикеры, прикрепленные ко всему, пусть будет так.
• Быть организованным также означает быть самомотивированным: вам не нужно, чтобы кто-то говорил вам, как что-то делать, или держал вас в курсе. Если вы организованы, вы будете знать, какие задачи вам нужно выполнять каждый день и какие задачи являются приоритетными.
• Имейте под рукой телефонные номера. (лоты и лоты), т. е. коллег, работодателей, подрядчиков, продавцов, номера телефонов экстренных служб и т. д. Все они вам понадобятся в тот или иной момент. Организуйте телефонные номера на Rolodex или в соответствующей компьютерной программе.

Имейте некоторые знания о технологиях за плечами

Номер один из технических приемных, с которыми приходится иметь дело, - это телефон, а также все кнопки и отдельные линии, с которыми он идет. Навыки работы с компьютером также необходимы - большинство администраторов должны уметь пользоваться электронной почтой и иметь навыки работы с текстами. Также полезно знать, как создавать электронные таблицы и использовать любые отраслевые программы.

• Имейте в виду, что если копировальный аппарат, сканер или принтер находятся рядом с вашим столом, вы, скорее всего, будете зависеть от их использования (и устранения неполадок для коллег, которые сталкиваются с проблемами при их использовании). Как только вы узнаете, какой тип используемой машины узнайте у себя в офисе о его основных функциях и способах решения распространенных проблем.

Быть надежным

 На секретаря всегда рассчитывают, что он будет работать за столом - это плохо отражается на компании, если никто не берет трубку или есть очередь людей, ожидающих помощи. Сделайте надежность своей приоритетной задачей - если ваш начальник знает, что вы надежны и всегда готовы помочь, вы станете незаменимыми.

Обладают отличными навыками слушания

 Большая часть работы регистратора - это слушать людей - будь то по телефону, вопрос, который задает клиент, или информация, которую вам передают. Умение хорошо слушать сделает вас более эффективными - вы сможете быстрее решать проблемы, когда поймете, о чем человек спрашивает в первый раз, и вы свяжете клиентов с человеком, которого они пытаются быстро найти.

Делайте заметки обо всем

 Если начальник просит вас что-то сделать, запишите детали. Если клиент звонит, обязательно запишите его информацию (имя, контактную информацию, то, что он хочет и т. Д.). Заметки - отличный способ оставаться организованным и напоминать вам обо всех мелочах, которые возникают в течение дня. Храните свои записи в блокноте и всегда имейте его под рукой. Вы будете удивлены их полезностью, особенно если попытаетесь вспомнить, чего хотел человек, позвонивший пять часов назад.

• Убедитесь, что вы выписываете сообщения в деталях и перечитываете написанное, и, что наиболее важно, когда берете сообщение, повторите полученное сообщение и контактную информацию, чтобы вы могли убедиться, прежде чем повесить трубку, что у вас есть надлежащие информацию для ретрансляции.

Вежливо ответьте на телефонный звонок, произнеся стандартное приветствие, например «Доброе утро! Спасибо, что позвонили в нашу компанию, меня зовут ___, чем я могу вам помочь?»

Make sure the phone is answered on the first or second ring. It is not good to keep people on hold for more than one minute. (It’s longer than you may think.)

• Listen carefully to the name of the person the caller is asking for. Repeat back to caller if necessary. Cell phones often distort sounds. Write the person’s name to whom the call is directed if pronunciation is difficult.
• Направляйте звонок вежливо, используя стандартную фразу, например: «Минутку, пожалуйста, для мистера Смита». Или, если этот человек говорит по телефону: «Мне очень жаль, но в данный момент говорит мистер Смит. Вы хотите подождать на удержании или оставить ему голосовое сообщение? " Вежливо поблагодарите их и направьте звонок соответственно.

Встречайте сотрудников службы доставки с таким же профессионализмом и вежливостью, как и любого другого посетителя.

 Вам может потребоваться подписать документы о доставке. Убедитесь, что ваша подпись разборчива. Сотрудникам службы доставки может потребоваться указать, где оставить посылки. Убедитесь, что вы обращаетесь к соответствующим сотрудникам по таким вопросам.

Обращайтесь с клиентами, которые приходят в ваш бизнес, эффективно и вежливо.

After the visitors identify who they are and who they are looking for, contact that individual and let her/him know who is there. A standard appropriate phrase is “Mr. Smith, Mr. Jones from XYZ Corporation is here to see you for his 2 o’clock appointment.” Always get a first and last name and the name of the organization they are from. It is helpful to ask if they have an appointment with Mr. Smith. Mr. Smith will give you instructions about where to have visitor wait and for how long. You can then tell visitor “Mr. Smith will be with you in a moment.” or “Mr. Smith said that he is finishing up a meeting and will be with you in 5 minutes. You may have a seat. Thank you.”

 

Ссылка на источник