Як стати хорошим реєстратором

 

Будь-який офіс, який представляє себе громадськості будь-яким чином, вимагає обличчя, щоб зустрітися з громадськістю. Хоча відмінне спілкування по телефону та електронною поштою важливе для співробітників стійки реєстрації, саме спілкування віч-на-віч відрізняє портье від представника служби підтримки клієнтів. Часто, коли людина (продавець, заявник, член спільноти) заходить на ваше робоче місце, перше, що вони побачать, це секретаря, і перше враження завжди важливо.

Володіти першокласними організаторськими здібностями

Співробітники ресепшн – це люди, які представляють обличчя компанії – це ті, з ким клієнти вперше розмовляють, а люди та співробітники звертаються за інформацією та плануванням заходів. Окрім прийому дзвінків та спрямування відвідувачів, вони часто мають справу з клієнтами, організовують заходи, організовують зустрічі тощо. З усіма цими обов’язками працівники на ресепшн мають бути дійсно організованими, вирішуючи декілька запитів одночасно. Людина не протримається довго на ресепшн, якщо вона або вона не може жонглювати кількома речами за раз і мати справу з ними в порядку.

• Чудовий спосіб залишатися організованим – це інвестувати в систему подання документів, яка найкраще підходить для вас. Важливо знати, які документи та інформація можуть знадобитися вашому начальнику, вашим колегам і клієнтам. Зберігайте всю цю інформацію в окремих папках – будь то на робочому столі комп’ютера або в друкованому вигляді. Організуйте свою систему файлів таким чином, щоб це було найкраще для вас – якщо для цього потрібні неонові наліпки, прикріплені до всього, нехай буде так.
• Бути організованим також означає бути самомотивованим – вам не потрібно, щоб хтось інший вказував вам, як щось робити, або тримати вас у курсі. Якщо ви організовані, ви будете знати, які завдання вам потрібно виконувати щодня, а які завдання є пріоритетними.
• Майте під рукою номери телефонів. (багато і багато), тобто співробітники, роботодавці, підрядники, постачальники, номери екстрених служб тощо. Усі вони вам знадобляться в той чи інший момент. Зберігайте номери телефонів у системі Rolodex або відповідній комп’ютерній програмі.

Майте певні знання про технології

Основна частина техніки, з якою повинні мати справу працівники ресепшн, — це телефон, а також усі кнопки та окремі лінії, з якими він постачається. Навички роботи з комп’ютером також є обов’язковими – більшість реєстраторів повинні знати, як користуватися електронною поштою, і повинні мати навички обробки текстів. Також корисно знати, як створювати електронні таблиці та використовувати будь-які спеціальні програми.

• Пам’ятайте, що якщо ксерокс, сканер або принтер знаходяться поруч із вашим столом, ви, швидше за все, будете залежати від їх використання (і вирішувати проблеми для колег, які стикаються з проблемами під час їх використання). Як тільки ви дізнаєтеся, який тип машини використовується. у своєму офісі ознайомтеся з його основними функціями та способами вирішення поширених проблем.

Будьте надійними

 Розраховують, що на ресепшн завжди буде працювати за столом – це погано впливає на компанію, якщо ніхто не бере трубку або стоїть черга людей, які чекають допомоги. Зробіть надійність пріоритетом – якщо ваш начальник знає, що ви надійні і завжди готові допомогти, ви станете незамінними.

Володіти чудовими навичками слухання

 Велика частина роботи секретаря — це слухати людей — чи то по телефону, чи питання, яке задає клієнт, чи інформація, яку вам передають. Уміння добре слухати зробить вас ефективнішим – ви зможете швидше вирішувати проблеми, коли зрозумієте, що запитує людина вперше, і ви зв’яжете клієнтів з людиною, з якою вони намагаються швидко зв’язатися.

Робіть замітки про все

 Якщо начальник просить вас щось зробити, занотує деталі. Якщо клієнт телефонує, обов’язково запишіть його інформацію (ім’я, контактну інформацію, те, що він хоче тощо). Нотатки — це чудовий спосіб залишатися організованим і нагадати вам про всі дрібниці, які виникають протягом дня. Зберігайте свої нотатки в блокноті і завжди тримайте їх при собі. Ви здивуєтеся, наскільки вони корисні, особливо коли намагаєтеся згадати, чого хотів той, хто телефонував п’ять годин тому.

• Переконайтеся, що ви пишете повідомлення в деталях і перечитуєте те, що ви написали, і, що найголовніше, коли приймаєте повідомлення, повторіть повідомлення та контактну інформацію, які вам надали, щоб ви могли переконатися, що перед тим, як покласти трубку, у вас є правильна інформацію для передачі.

Ввічливо відповідайте на телефонний дзвінок стандартним привітанням, наприклад «Доброго ранку, дякую, що зателефонували в нашу компанію, мене звати ___, чим я можу вам допомогти?»

Переконайтеся, що телефон відповідає на перше або друге дзвінок. Недобре тримати людей на утриманні більше однієї хвилини. (Це довше, ніж ви думаєте.)

• Уважно прислухайтеся до імені того, кого запитує абонент. Повторіть, якщо потрібно, до абонента. Мобільні телефони часто спотворюють звуки. Напишіть ім’я людини, до якої спрямовано дзвінок, якщо вимова утруднена.
• Ввічливо скеруйте дзвінок стандартною фразою, наприклад «Хвилинку, будь ласка, для містера Сміта». Або, якщо ця особа розмовляє по телефону: «Вибачте, пан Сміт зараз розмовляє по телефону. Бажаєте почекати на очікуванні чи залишити йому повідомлення голосової пошти?» Ввічливо подякуйте їм і спрямуйте дзвінок відповідно.

Зустрічайте персонал доставки з таким же професіоналізмом і ввічливістю, як і будь-який інший відвідувач

 Вам може знадобитися підписати для доставки. Переконайтеся, що ваш підпис розбірливий. Персоналу служби доставки можуть знадобитися вказівки, де залишити пакунки. Обов’язково зв’яжіться з відповідними працівниками з таких питань.

Ефективно та ввічливо поводьтеся з клієнтами, які приходять до вашої компанії

Після того, як відвідувачі визначать, хто вони і кого шукають, зв’яжіться з цією особою та повідомте їй, хто там знаходиться. Стандартна відповідна фраза: «Mr. Сміт, містер Джонс із корпорації XYZ завітав до вас на зустріч о 2 годині». Завжди вказуйте ім’я та прізвище та назву організації, з якої вони походять. Корисно запитати, чи є у них зустріч з містером Смітом. Містер Сміт дасть вам інструкції про те, де чекати відвідувача і як довго. Потім ви можете сказати відвідувачеві: «Mr. За мить Сміт буде з вами». або «Mr. Сміт сказав, що завершує зустріч і буде з вами через 5 хвилин. Ви можете сісти. Дякую."

 

Посилання на джерело