Як стати хорошим реєстратором

 

Будь-який офіс, який представляє себе громадськості будь-яким чином, вимагає обличчя, щоб зустрітися з громадськістю. Хоча відмінне спілкування по телефону та електронною поштою важливе для співробітників стійки реєстрації, саме спілкування віч-на-віч відрізняє портье від представника служби підтримки клієнтів. Часто, коли людина (продавець, заявник, член спільноти) заходить на ваше робоче місце, перше, що вони побачать, це секретаря, і перше враження завжди важливо.

Володіти першокласними організаторськими здібностями

Receptionists are the people that represent the face of the company–they are the ones that clients first speak with them and the people and coworkers go to for information and event planning. Aside from taking calls and directing visitors, they often deal with clients, organize events, set up meetings, etc. With all of these responsibilities, receptionists need to be really organized while dealing with multiple demands at once. A person won’t last long as a receptionist if he or she can’t juggle more than one thing at a time and deal with them in an orderly fashion.

• A great way to stay organized is to invest in a filing system that works best for you. It is important to know what papers and information your boss, your coworkers and your clients may need. Keep all of this information in separate folders–be they on your computer desktop or in hard copy. Organize your filing system in a way that works best for you–if that requires neon sticky notes attached to everything, so be it.
• Being organized also means being self-motivated–you don’t need anyone else to tell you how to do something, or keep you on track. If you are organized, you will know what tasks you need to complete each day, and what tasks are priorities.
• Майте під рукою номери телефонів. (багато і багато), тобто співробітники, роботодавці, підрядники, постачальники, номери екстрених служб тощо. Усі вони вам знадобляться в той чи інший момент. Зберігайте номери телефонів у системі Rolodex або відповідній комп’ютерній програмі.

Майте певні знання про технології

The number one piece of technology receptionists have to deal with is the telephone–and all of the buttons and separate lines that it comes with. Computer skills are also a must–most receptionists have to know how to use email and must be skilled at word processing. It is also helpful to know how to create spreadsheets, and use any industry-specific programs.

• Пам’ятайте, що якщо ксерокс, сканер або принтер знаходяться поруч із вашим столом, ви, швидше за все, будете залежати від їх використання (і вирішувати проблеми для колег, які стикаються з проблемами під час їх використання). Як тільки ви дізнаєтеся, який тип машини використовується. у своєму офісі ознайомтеся з його основними функціями та способами вирішення поширених проблем.

Будьте надійними

 A receptionist is counted on to man the desk at all times–it reflects poorly on the company if no one picks up the phone, or there is a line of people waiting to be helped. Make being dependable a priority–if your boss knows that you are reliable and are always there to help, you become indispensable.

Володіти чудовими навичками слухання

 A big part of being a receptionist is listening to people–whether it is on the phone, a question a client is asking, or information being relayed to you. Being able to listen well will make you more efficient–you will be able to solve problems more quickly when you understand what the person is asking the first time around, and you’ll connect clients to the person they are trying to reach quickly.

Робіть замітки про все

 Якщо начальник просить вас щось зробити, занотує деталі. Якщо клієнт телефонує, обов’язково запишіть його інформацію (ім’я, контактну інформацію, те, що він хоче тощо). Нотатки — це чудовий спосіб залишатися організованим і нагадати вам про всі дрібниці, які виникають протягом дня. Зберігайте свої нотатки в блокноті і завжди тримайте їх при собі. Ви здивуєтеся, наскільки вони корисні, особливо коли намагаєтеся згадати, чого хотів той, хто телефонував п’ять годин тому.

• Переконайтеся, що ви пишете повідомлення в деталях і перечитуєте те, що ви написали, і, що найголовніше, коли приймаєте повідомлення, повторіть повідомлення та контактну інформацію, які вам надали, щоб ви могли переконатися, що перед тим, як покласти трубку, у вас є правильна інформацію для передачі.

Answer the phone politely with a standard greeting such as “Good Morning, Thank you for calling our company, my name is ___, how may I help you?

Переконайтеся, що телефон відповідає на перше або друге дзвінок. Недобре тримати людей на утриманні більше однієї хвилини. (Це довше, ніж ви думаєте.)

• Уважно прислухайтеся до імені того, кого запитує абонент. Повторіть, якщо потрібно, до абонента. Мобільні телефони часто спотворюють звуки. Напишіть ім’я людини, до якої спрямовано дзвінок, якщо вимова утруднена.
• Direct the call politely with a standard phrase such as “One moment please for Mr. Smith.” Or if that individual is on the phone, “I am sorry, Mr. Smith is on the phone at the moment. Would you like to wait on hold or would you like to leave him a voicemail message?” Politely thank them and direct the call accordingly.

Зустрічайте персонал доставки з таким же професіоналізмом і ввічливістю, як і будь-який інший відвідувач

 Вам може знадобитися підписати для доставки. Переконайтеся, що ваш підпис розбірливий. Персоналу служби доставки можуть знадобитися вказівки, де залишити пакунки. Обов’язково зв’яжіться з відповідними працівниками з таких питань.

Ефективно та ввічливо поводьтеся з клієнтами, які приходять до вашої компанії

After the visitors identify who they are and who they are looking for, contact that individual and let her/him know who is there. A standard appropriate phrase is “Mr. Smith, Mr. Jones from XYZ Corporation is here to see you for his 2 o'clock appointment.” Always get a first and last name and the name of the organization they are from. It is helpful to ask if they have an appointment with Mr. Smith. Mr. Smith will give you instructions about where to have visitor wait and for how long. You can then tell visitor “Mr. Smith will be with you in a moment.” or “Mr. Smith said that he is finishing up a meeting and will be with you in 5 minutes. You may have a seat. Thank you.”

 

Посилання на джерело